Registre horari digital obligatori 2026
Tot el que la teva empresa ha de saber sobre el registre horari digital obligatori del 2026: requisits, sancions i com adaptar-se.
Què està canviant el 2026?
El registre de la jornada laboral és obligatori a Espanya des del maig de 2019, quan va entrar en vigor el Reial Decret-llei 8/2019. Però la reforma que s'aprova el 2026 canvia les regles del joc: el registre ha de ser digital, inalterable i accessible remotament per la Inspecció de Treball. El paper, les fulles d'Excel i qualsevol sistema manipulable deixen de ser vàlids.
El Consell de Ministres va aprovar el dictamen el 23 de març de 2026. Un cop publicat al BOE, les empreses tindran només 20 dies naturals per adaptar-se — sense període transitori addicional.
Qui està obligat?
Totes les empreses amb treballadors per compte aliè, independentment de:
- La mida de l'empresa (des d'1 treballador)
- El sector d'activitat
- El tipus de jornada (completa, parcial, flexible)
- La ubicació del treballador (presencial, remot, itinerant)
Excepcions
- Alta direcció (art. 2.1.a ET): completament exclosa
- Socis de cooperatives: no els és aplicable l'Estatut dels Treballadors
- Autònoms sense treballadors: no tenen obligació de registre propi
- Relacions laborals especials: cal revisar la seva normativa específica
Què ha de registrar el sistema?
L'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors estableix com a mínim:
- Hora exacta d'inici de la jornada de cada treballador
- Hora exacta de finalització de la jornada de cada treballador
- El registre ha de ser diari (dia a dia, no agregat)
- Ha de ser individual (per cada persona treballadora)
Recomanacions addicionals
Tot i que la llei només exigeix inici i final, és molt recomanable registrar també:
- Pauses intrajornada (obligatòries i voluntàries): sense registre de pauses, la llei presumeix que tot el temps entre inici i final és treball efectiu
- Hores extraordinàries: tenen un registre independent (art. 35.5 ET) però compatible amb el registre diari
- Jornada partida: cada tram amb el seu inici i final
Requisits tècnics del sistema digital
La nova normativa exigeix que el sistema compleixi:
| Requisit | Què significa |
|---|---|
| Inalterable | Un cop registrada l'entrada o sortida, no es pot modificar ni esborrar sense deixar rastre |
| Traçable | Cada canvi queda registrat en un log d'auditoria amb data, hora i autor |
| Accés remot | La Inspecció de Treball ha de poder consultar els registres de forma immediata i remota |
| Segellat temporal | Cada fitxatge ha de tenir un segell de temps automàtic del sistema |
| Exportable | Ha de permetre exportació verificable en formats estàndard (.pdf, .csv) |
| Sense biometria | Queden prohibits els sistemes basats en empremta dactilar o reconeixement facial |
Important: Excel, fulles de càlcul, correus electrònics o registres en paper no compleixen aquests requisits i deixaran de ser vàlids.
Sancions: què passa si no compleixo?
El nou règim sancionador canvia radicalment respecte al 2019:
- Infracció lleu: fins a 750 € per treballador afectat
- Infracció greu: fins a 7.500 € per treballador afectat
- Infracció molt greu: fins a 10.000 € per treballador afectat
La clau és que les sancions s'apliquen per treballador, no per empresa. Si la Inspecció detecta deficiències generalitzades en una empresa amb 20 treballadors, pot imposar 20 sancions independents.
Exemples pràctics
| Situació | Risc |
|---|---|
| Empresa amb 10 treballadors sense registre digital | Fins a 100.000 € (10 × 10.000 €) |
| Registre en Excel manipulable | Sanció per sistema no vàlid |
| Registre que no inclou pauses | Presumpció que tot és temps de treball efectiu → hores extres no pagades |
Quant costa adaptar-se?
Segons el dictamen del Consell de Ministres, el cost mitjà estimat és de 55,4 € per treballador i any. Això inclou el software i la implementació.
A la pràctica, les solucions al mercat oscil·len entre:
- 2–5 € per treballador/mes per a solucions bàsiques
- 5–10 € per treballador/mes per a solucions completes amb portal d'inspecció, QR, auditoria
Comparat amb les sancions potencials, el cost d'implementació és mínim.
Passos per adaptar la teva empresa
1. Avalua la teva situació actual
- Tens algun sistema de registre? És digital?
- Compleix els requisits d'inalterabilitat i traçabilitat?
- Permet accés remot a la Inspecció?
2. Tria un sistema que compleixi la llei
Busca un software que ofereixi:
- Registre diari amb segellat temporal automàtic
- Log d'auditoria inalterable
- Portal d'accés per a la Inspecció de Treball
- Registre de pauses i hores extraordinàries
- Exportació en PDF i CSV
- Compatibilitat amb jornada flexible, partida i teletreball
3. Consulta amb els representants dels treballadors
La llei exigeix que, en absència de conveni col·lectiu o acord d'empresa, l'empresari consulti els representants legals dels treballadors abans d'implementar el sistema.
4. Implementa i forma l'equip
- Configura el sistema segons el conveni col·lectiu aplicable
- Forma els treballadors sobre com fitxar
- Defineix el protocol per a oblits de fitxatge, correccions i absències
5. Conserva els registres durant 4 anys
La llei obliga a conservar tots els registres diaris durant un mínim de 4 anys, a disposició de:
- Les persones treballadores (consulta individual)
- Els representants legals dels treballadors
- La Inspecció de Treball i Seguretat Social
Preguntes freqüents
L'obligació s'aplica als treballadors en teletreball?
Sí. El registre horari s'aplica a tots els treballadors independentment de la seva ubicació. Per al teletreball, els sistemes telemàtics (app mòbil, plataforma web) són perfectament vàlids.
I si tinc treballadors amb horari flexible?
El registre diari segueix sent obligatori. Els excessos d'un dia es compensen amb els dèficits d'un altre dins del període de referència (setmanal, mensual). No es consideren hores extres si el còmput global és correcte.
Puc demanar als treballadors que fitxin amb el seu mòbil personal?
Sí, sempre que el treballador hi estigui d'acord. No es pot obligar a instal·lar una app al dispositiu personal sense consentiment.
Tinc 20 dies realment?
Sí. La norma no preveu cap període transitori addicional. Un cop publicada al BOE, les empreses han de complir en 20 dies naturals.
Necessites un sistema de registre horari digital que compleixi tots els requisits de la nova llei? Demana una demo gratuïta de Registre Horari Digital.