Registre horari i LOPD: protecció de dades

El registre horari tracta dades personals

Cada fitxatge conté dades personals: nom del treballador, hora d'inici, hora de finalització, pauses. Això significa que el registre horari està subjecte a la Llei Orgànica 3/2018 de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD) i al Reglament General de Protecció de Dades (RGPD).

Base legal: no cal consentiment

La bona notícia és que per al registre horari en si no cal demanar consentiment als treballadors. La base legal és l'obligació legal (art. 6.1.c RGPD): l'article 34.9 ET obliga l'empresa a registrar la jornada, i aquesta obligació legal justifica el tractament de dades.

Però això no significa que l'empresa pugui fer el que vulgui amb les dades.

Principis a respectar

Minimització de dades

Només es poden recollir les dades estrictament necessàries per complir l'obligació legal:

Hora d'inici i final: sí
Pauses: sí (recomanable legalment)
Geolocalització contínua: no (desproporcionat)
Captures de pantalla: no
Monitorització d'activitat: no (és una altra finalitat)

Limitació de la finalitat

Les dades del registre horari es recullen per complir l'art. 34.9 ET. No es poden utilitzar per a:

Avaluar el rendiment del treballador
Monitoritzar la productivitat
Justificar acomiadaments basats en patrons de fitxatge
Compartir amb tercers que no siguin la Inspecció de Treball

Si l'empresa vol utilitzar les dades per a altres finalitats, necessita una base legal addicional i informar el treballador.

Conservació limitada

L'obligació legal de conservació és de 4 anys. Un cop transcorregut aquest termini, les dades s'han d'eliminar o anonimitzar.

Biometria: prohibida per al registre horari

La reforma del 2026 prohibeix explícitament l'ús de sistemes biomètrics per al registre horari:

Empremta dactilar: prohibida
Reconeixement facial: prohibit
Escàner d'iris: prohibit

L'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) ja havia advertit que la biometria per al control horari era desproporcionada en la majoria de casos. Ara, la prohibició és legal i explícita.

Si la teva empresa utilitza un sistema biomètric, has de substituir-lo abans de l'entrada en vigor de la reforma.

Geolocalització: amb límits

Si el sistema de registre utilitza geolocalització (per exemple, per verificar que el treballador fitxa des del centre de treball), cal:

Informar el treballador de forma clara i prèvia
Respectar l'article 20 bis ET: dret a la intimitat digital
No geolocalitzar fora de l'horari laboral: seria una vulneració del dret a la desconnexió
No geolocalitzar a casa: en teletreball, la geolocalització del domicili és desproporcionada
Justificar la necessitat: la geolocalització ha de ser necessària i proporcionada

Recomanació: Si no tens una necessitat real de geolocalització, no la activis. El registre d'inici i final és suficient per complir la llei.

Drets dels treballadors

Els treballadors tenen els drets següents respecte a les dades del registre horari:

Dret	Què significa
Accés	Consultar els seus propis registres en qualsevol moment
Rectificació	Sol·licitar la correcció d'errors (amb flux d'aprovació)
Supressió	Demanar l'eliminació un cop transcorreguts els 4 anys
Portabilitat	Rebre les dades en format electrònic estàndard
Informació	Saber com es tracten les seves dades i amb quina finalitat

Obligacions de l'empresa

Registre d'activitats de tractament

L'empresa ha d'incloure el registre horari al seu registre d'activitats de tractament (art. 30 RGPD), detallant:

Finalitat: compliment de l'art. 34.9 ET
Base legal: obligació legal
Categories de dades: nom, horaris de fitxatge, pauses
Termini de conservació: 4 anys
Destinataris: Inspecció de Treball, representants dels treballadors

Informació als treballadors

Cal informar els treballadors (art. 13 RGPD) sobre:

Qui és el responsable del tractament
Quines dades es recullen i per què
Qui hi tindrà accés
Durant quant temps es conservaran
Quins són els seus drets

Mesures de seguretat

El sistema ha de garantir:

Accés restringit per rols (treballador, responsable, inspecció)
Xifrat de dades en trànsit i en repòs
Còpies de seguretat
Log d'accessos

Errors freqüents

Utilitzar el registre per monitoritzar productivitat: és una finalitat diferent que requereix base legal pròpia
Geolocalitzar treballadors a casa en teletreball: desproporcionat i vulnera la intimitat
No informar els treballadors del tractament: obligació del RGPD
Mantenir dades més de 4 anys: cal eliminar-les o anonimitzar-les
Seguir amb empremta dactilar: la reforma 2026 ho prohibeix explícitament

Necessites un sistema de registre horari que compleixi la LOPDGDD? Demana una demo gratuïta — sense biometria, sense geolocalització, amb protecció de dades de sèrie.