Registre horari i hores extres: càlcul i compensació

Dues obligacions legals independents

El registre diari de jornada (art. 34.9 ET) i el registre d'hores extraordinàries (art. 35.5 ET) són obligacions independents però compatibles. El RDL 8/2019 no va modificar el règim d'hores extres — el va reforçar amb el registre diari obligatori.

Què són les hores extraordinàries?

Són les hores de treball que excedeixen la jornada ordinària pactada al contracte o al conveni col·lectiu. No s'han de confondre amb:

• Distribució irregular: si el conveni permet repartir la jornada de forma desigual, un dia de més hores es compensa amb un dia de menys dins del període de referència. No són hores extres.
• Hores complementàries: específiques dels contractes a temps parcial, amb règim propi.
• Hores de força major: obligatòries per al treballador en casos d'emergència, amb tractament especial.

Límits legals

• Màxim 80 hores extres anuals per treballador (art. 35.2 ET)
• No compten per al límit les hores extres compensades amb descans dins dels 4 mesos següents
• No compten les hores de força major
• El treballador pot negar-se a fer hores extres (excepte les de força major o les previstes al conveni)

Obligacions de registre de les hores extres

L'article 35.5 ET estableix:

1. La jornada de cada treballador es registra dia a dia (coincideix amb l'art. 34.9)
2. Les hores extres es totalitzen en el període fixat per a l'abonament de les retribucions (normalment mensual)
3. S'entrega còpia del resum al treballador amb el rebut de nòmina

Aquesta obligació de lliurar còpia és específica de les hores extres — el registre diari general no obliga a lliurar còpies.

Com ha de calcular el software les hores extres?

1. Detectar l'excés diari

Cada dia, comparar les hores registrades amb la jornada ordinària pactada:

• Jornada pactada: 8 hores
• Hores registrades: 9 hores
• Excés: 1 hora

2. Considerar la distribució irregular

Si el conveni permet distribució irregular, l'excés d'un dia es pot compensar amb el dèficit d'un altre dins del període de referència. El software ha de:

• Conèixer el període de referència (setmanal, mensual, trimestral)
• Computar les hores dins del període
• Només considerar hores extres les que excedeixin el còmput total del període

3. Totalitzar per nòmina

A final de mes (o del període de pagament), totalitzar:

• Hores extres realitzades
• Hores extres compensades amb descans
• Hores extres pendents de compensació o pagament

4. Alertar del límit anual

Quan un treballador s'apropa al límit de 80 hores anuals, el sistema ha d'alertar:

• A les 60 hores: alerta preventiva
• A les 75 hores: alerta urgent
• A les 80 hores: bloqueig o alerta crítica

5. Generar el resum per a la nòmina

El sistema ha de poder exportar un resum d'hores extres per treballador i període, per adjuntar al rebut de nòmina.

Compensació de les hores extres

Les hores extres es poden compensar de dues maneres:

Si el conveni no diu res, es presumeix que es compensen amb descans dins dels 4 mesos.

Cotització de les hores extres

Les hores extres que no es compensin amb descans cotitzen a la Seguretat Social amb un tipus addicional:

• Hores extres de força major: 14% (empresa 12%, treballador 2%)
• Resta d'hores extres: 28,3% (empresa 23,6%, treballador 4,7%)

El registre horari és la base per calcular correctament aquestes cotitzacions.

Errors freqüents

1. No totalitzar les hores extres mensualment: és una obligació específica
2. No lliurar el resum amb la nòmina: el treballador ha de rebre una còpia
3. Superar les 80 hores anuals sense detectar-ho: responsabilitat de l'empresa
4. Confondre distribució irregular amb hores extres: si el conveni preveu distribució irregular, cal computar per períodes
5. No cotitzar les hores extres no compensades: infracció de Seguretat Social

Vols un sistema que calculi les hores extres automàticament i t'avisi abans d'arribar al límit? Demana una demo gratuïta.