Com preparar-se per a una inspecció de treball: checklist

La inspecció pot arribar en qualsevol moment

Amb la reforma del 2026, la Inspecció de Treball pot accedir als registres horaris de forma remota i sense avís previ. Ja no cal esperar una visita presencial — l'inspector pot comprovar el teu sistema des del seu despatx.

Estar preparat no significa "arreglar les coses abans que vinguin". Significa tenir el sistema correctament implementat cada dia.

Checklist: abans de la inspecció (és a dir, ara)

Sistema de registre

Tens un sistema de registre horari digital (no paper, no Excel)
El sistema registra hora d'inici i final de cada jornada
El registre és diari i individual per cada treballador
El sistema és inalterable (no es poden modificar dades sense log)
Cada canvi queda registrat al log d'auditoria (qui, quan, què)
El segellat temporal és automàtic del sistema (no manual)
El sistema no utilitza biometria (empremta, reconeixement facial)

Cobertura

Tots els treballadors fitxen (inclòs teletreball, temps parcial, temporals)
Els treballadors cedits per ETT també queden registrats
No hi ha dies en blanc sense justificar (absències, vacances, baixes)
Les pauses intrajornada estan registrades o predefinides al conveni

Hores extraordinàries

Les hores extres es calculen correctament a partir del registre
Les hores extres es totalitzen per període de pagament
Cap treballador supera les 80 hores extres anuals
El resum d'hores extres s'inclou al rebut de nòmina

Accés i disponibilitat

Cada treballador pot consultar els seus propis registres
Els representants legals dels treballadors poden accedir als registres
La Inspecció pot accedir de forma remota i immediata
Tens un portal, token temporal o mecanisme d'accés per a la Inspecció

Conservació

Es conserven els registres dels últims 4 anys
Es conserven també els registres de treballadors que ja no estan a l'empresa
L'emmagatzematge està garantit pel proveïdor del software

Documentació complementària

Tens el conveni col·lectiu aplicable identificat
Si no hi ha conveni, has consultat els representants dels treballadors sobre el sistema
Tens documentat el protocol de correccions i oblits de fitxatge
Tens la política de protecció de dades actualitzada amb el registre horari
El registre horari consta al registre d'activitats de tractament (RGPD)

Què demana la Inspecció?

Quan un inspector revisa el registre horari, comprova:

1. Existència i format

"Tenen registre? És digital?" — Si la resposta a qualsevol de les dues és no, la sanció és gairebé automàtica.

2. Completesa

"Hi ha registres de tots els treballadors, tots els dies?" — Revisa aleatòriament diversos treballadors i diversos dies. Buits inexplicats generen sospites.

3. Coherència

"Les hores registrades tenen sentit?" — Si tots els treballadors entren i surten exactament a la mateixa hora cada dia, el registre sembla fictici.

4. Inalterabilitat

"Es poden manipular les dades?" — Demana veure el log d'auditoria. Si no n'hi ha, el sistema no és vàlid.

5. Hores extres

"Les hores extres estan comptabilitzades?" — Compara les hores registrades amb la jornada ordinària del conveni. Si hi ha excés sistemàtic sense registre d'hores extres, hi ha problema.

6. Accés

"Els treballadors poden veure els seus registres?" — Pot preguntar directament a un treballador si té accés.

Què fer si la Inspecció detecta irregularitats

Si et fan un requeriment

Un requeriment és una ordre de corregir la situació en un termini determinat. No és una sanció (encara). Actua ràpidament:

Identifica què falla
Corregeix-ho dins del termini
Comunica a la Inspecció que s'ha corregit

Si et posen una acta d'infracció

L'acta d'infracció inicia el procediment sancionador. Tens dret a:

Presentar al·legacions (normalment 15 dies hàbils)
Aportar proves
Recórrer la resolució davant els tribunals de l'ordre social

La millor defensa: complir

La millor manera d'afrontar una inspecció és no tenir res a amagar. Un sistema de registre digital, inalterable, complet i accessible és la teva millor defensa.

Errors que agreugen la situació

No col·laborar amb la Inspecció: obstruir l'accés als registres és una infracció independent
Manipular dades al darrer moment: si l'inspector detecta modificacions recents massives al log d'auditoria, empitjora la situació
No tenir els registres al centre de treball o accessibles remotament: l'accés ha de ser immediat
Dir que "el sistema està caigut": una excusa, no una defensa legal

Vols estar preparat per a qualsevol inspecció? Demana una demo gratuïta i implementa un sistema de registre horari complet en un dia.