Pot la Inspecció de Treball accedir al meu registre remotament?

Amb la reforma 2026: sí

Una de les novetats més rellevants de la reforma del registre horari del 2026 és que la Inspecció de Treball i Seguretat Social podrà accedir als registres de jornada de forma remota, sense necessitat de visitar físicament l'empresa.

Com funcionava fins ara?

Fins a la reforma, l'obligació era que els registres "romanguessin a disposició" de la Inspecció. A la pràctica, això significava:

1. Un inspector visitava l'empresa
2. Demanava els registres
3. L'empresa els havia de facilitar de forma immediata
4. Si els registres eren en paper, es revisaven in situ
5. Si eren digitals, es podien exportar

El problema: si l'empresa tenia temps de preparar-se per a la visita, podia manipular els registres. Amb el paper o l'Excel, això era trivial.

Com funciona amb la reforma 2026?

La nova normativa exigeix que el sistema de registre permeti l'accés remot de la Inspecció. Això significa:

• La Inspecció pot consultar els registres sense avisar i sense desplaçar-se
• L'accés ha de ser immediat — no es pot demorar
• El sistema ha de garantir que les dades consultades siguin les mateixes que les registrades (inalterabilitat)

Què ha d'oferir el teu software?

Per complir amb l'accés remot de la Inspecció, el sistema ha de tenir alguna forma de facilitar l'accés. Les opcions més habituals:

Opció 1: Portal web amb token temporal

L'empresa genera un token d'accés temporal (per exemple, vàlid durant 48 hores) i el facilita a l'inspector. L'inspector accedeix a un portal web on pot consultar tots els registres sense poder-los modificar.

Avantatges:

• L'empresa controla quan s'activa l'accés
• L'accés caduca automàticament
• No cal donar credencials permanents

Opció 2: Exportació verificable

L'empresa exporta els registres en PDF o CSV amb una signatura digital o hash de verificació que garanteix que no s'han alterat. Envia l'exportació a l'inspector.

Avantatges:

• No cal donar accés directe al sistema
• El hash garanteix la integritat

Inconvenients:

• Menys immediat que el portal
• L'inspector pot preferir accés directe

Opció 3: Accés directe de la Inspecció

El sistema té un rol específic per a la Inspecció amb accés de només lectura a tots els registres. L'inspector rep unes credencials i pot accedir quan vulgui.

Inconvenients:

• Menys control per part de l'empresa
• Risc de seguretat si les credencials es comprometen

Què pot veure la Inspecció?

L'inspector pot consultar:

• Registres diaris de tots els treballadors
• Hores d'inici i finalització
• Pauses registrades
• Hores extraordinàries
• Log d'auditoria (modificacions, correccions)
• Registres dels últims 4 anys

Què NO pot fer la Inspecció?

• Modificar els registres
• Esborrar dades
• Accedir a dades que no siguin del registre horari (nòmines, dades mèdiques, etc.)

I si la Inspecció accedeix i trobo errors?

Si la Inspecció detecta irregularitats (dies sense registre, hores extres no comptabilitzades, sistema no inalterable), pot:

1. Requerir l'empresa perquè corregeixi la situació
2. Aixecar acta d'infracció amb la sanció corresponent
3. Iniciar procediment sancionador si les irregularitats són greus

Preguntes freqüents

Pot la Inspecció accedir sense avisar-me?

Amb la reforma 2026, sí. L'accés remot permet la consulta sense avís previ. No obstant, en la majoria de casos pràctics, la Inspecció sol comunicar a l'empresa que està realitzant una comprovació.

I si el sistema està caigut quan la Inspecció vol accedir?

L'empresa ha de garantir la disponibilitat del sistema. Una caiguda puntual no és sancionable, però la indisponibilitat sistemàtica sí.

He de facilitar l'accés als registres de treballadors que ja no estan a l'empresa?

Sí, si els registres tenen menys de 4 anys. L'obligació de conservació inclou els treballadors que ja han causat baixa.

Necessites un sistema amb portal d'accés per a la Inspecció de Treball? Demana una demo gratuïta i veuràs com funciona el token temporal d'accés.