5 errors que cometen les empreses amb el registre horari

Error 1: Seguir amb paper o Excel

Encara avui, moltes empreses mantenen el registre horari en un full de paper al costat de l'entrada o en un Excel compartit. Amb la reforma del 2026, això es converteix en un incompliment directe de la llei.

El paper i l'Excel no compleixen els requisits de:

Inalterabilitat (qualsevol pot modificar les dades)
Traçabilitat (no hi ha log de canvis)
Accés remot (la Inspecció no pot consultar-los remotament)
Segellat temporal automàtic (l'hora la posa l'usuari)

Solució: Migrar a un sistema digital abans que la reforma entri en vigor. Tindràs 20 dies des de la publicació al BOE.

Error 2: No registrar les pauses

Molts sistemes registren només l'entrada i la sortida del dia, però no les pauses del migdia o esmorzar. Legalment, això té una conseqüència directa: tot el temps entre l'entrada i la sortida es presumeix treball efectiu.

Exemple:

Entrada: 9:00
Sortida: 18:00
Sense pausa registrada: 9 hores de treball efectiu
Amb pausa d'1 hora registrada: 8 hores de treball efectiu

Si la jornada ordinària és de 8 hores, el primer cas genera 1 hora extra diària — que l'empresa hauria de pagar o compensar.

Solució: Configura el sistema perquè registri les pauses. Si les pauses estan predefinides al conveni (per exemple, 1 hora de dinar fixa), el sistema pot descomptar-les automàticament.

Error 3: Registres ficticis (tothom fitxa a la mateixa hora exacta)

Si el registre mostra que els 15 treballadors d'un restaurant entren tots exactament a les 12:00:00 cada dia, la Inspecció sospitarà immediatament que el registre és fictici — que algú introdueix les dades a posteriori en lloc de registrar l'hora real.

Un registre real mostra variabilitat natural: 11:57, 12:02, 12:05, 11:58...

Solució: Cada treballador ha de fitxar individualment i en temps real. El segellat temporal automàtic del sistema és la millor garantia.

Error 4: No controlar les hores extraordinàries

Moltes empreses registren la jornada però no fan el seguiment de les hores extres. Això genera dos problemes:

Superar el límit de 80 hores extres anuals sense adonar-se'n
No totalitzar les hores extres per període de pagament ni lliurar el resum al treballador amb la nòmina

Ambdues són obligacions legals independents del registre diari.

Solució: Utilitza un sistema que calculi automàticament les hores extres, alerta quan s'apropa al límit i genera el resum per a la nòmina.

Error 5: No garantir l'accés als registres

La llei obliga a mantenir els registres a disposició de tres col·lectius:

Treballadors: cada treballador pot consultar els seus registres
Representants legals: poden accedir als registres dels treballadors
Inspecció de Treball: accés immediat i, amb la reforma 2026, remot

Moltes empreses tenen els registres però no els fan accessibles. O els guarden en un ordinador al despatx del responsable de RRHH i ningú més hi té accés.

Solució: Tria un sistema amb rols d'accés diferenciats: cada treballador veu els seus registres, els representants veuen els del seu àmbit, i la Inspecció pot accedir remotament mitjançant un portal o token temporal.

Bonus: Error 6 — No conservar els registres durant 4 anys

La llei exigeix conservar els registres diaris durant 4 anys. Moltes empreses esborren les dades cada any o canvien de sistema sense migrar les dades antigues.

Solució: Verifica que el teu proveïdor de software garanteixi l'emmagatzematge durant 4 anys mínim. I si canvies de sistema, exporta les dades abans.

Estàs cometent algun d'aquests errors? Demana una demo gratuïta i corregeix-los abans que la Inspecció els detecti.